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Rappel des procédures en vigueur à l’UPEMLV concernant les commandes et les remboursements de dépenses / missions

vendredi 30 mars 2012, par Julie Rust

Ces procédures sont désormais impératives, l’université s’étant dotée d’un logiciel de gestion comptable qui ne permet plus les régularisations à postériori. Aussi et dans votre propre intérêt, il convient de les respecter en toutes occasions. Elles s’appliquent à tous : permanents, personnels extérieurs, doctorants, post-doctorants, chargés d’études, stagiaires, etc.

Votre contact administratif est Mme Eddy Touati (Eddy.Touati@univ-mlv.fr - Tél. : 01.60.95.71.86).

1) Déplacements en mission

Tout déplacement en dehors de votre résidence administrative de rattachement doit faire l’objet, au préalable, d’un ordre de mission à demander à Eddy. Pour les personnels extérieurs à l’université, un ordre de mission sans frais de votre institution doit également être joint à vos dossiers.

Le remboursement des frais liés à une mission ne pourra se faire qu’à la condition que l’ordre de mission correspondant ait été transmis à l’université Paris-Est Marne-la-Vallée, avant la réalisation de la dépense.

Pour des missions en France comme à l’étranger (transport et hôtel), il est obligatoire de passer par l’agence de voyages de l’université. Cette dernière s’est engagée auprès de l’université à rechercher systématiquement les tarifs les plus bas. Cela a pour conséquence de proposer, dans la plupart des cas, des billets non échangeables et non remboursables. Le statut du billet est précisé dans les conditions générales de vente, au bas de la proposition que vous recevez d’Eddy pour accord, sous le tarif. Merci à tous de préciser à Eddy si vous avez besoin d’une option d’échange et/ou de remboursement.

ATTENTION

Pour les frais de missions remboursés sur forfait indemnitaire ou frais réels (France ou Étranger), les factures de repas sont désormais obligatoires.

Pour les remboursements de restaurants (avec invités) et petits achats divers, la facture doit être accompagnée soit du ticket de CB, soit d’un extrait de relevé de compte justifiant la dépense.

2) Prestations de service et recrutements

Il est indispensable de vous renseigner auprès d’Eddy avant d’envisager toute dépense en prestation de service telle que : retranscription, traduction, organisation de buffet ou cocktail, impression, édition, réservation de salle, etc.

En effet, selon les prestations, soit un fournisseur nous est imposé par l’université, soit Eddy devra procéder, avant d’engager la commande, à une mise en concurrence entre plusieurs prestataires. Dans tous les cas, les factures ne pourront pas être mises en paiement sans établissement préalable d’un bon de commande signé.

De même, pour chaque recrutement que vous envisagez, nous vous rappelons qu’Eddy est votre point d’entrée. Merci de toujours vous adresser à elle avant d’engager toute démarche en prenant en considération que plusieurs semaines de délais sont nécessaires à l’université pour établir un contrat de travail (1 mois minimum). Là encore, il est totalement impossible de régulariser un contrat de travail à postériori.

Missions en France  :
- Repas - 15.25 Euros - Justificatifs obligatoires
- Hébergement - Remboursement aux frais réels
- Transport : agences de voyage de l’université (marché public)

Missions à l’Etranger  : Pour les missions à l’étranger, aucun remboursement ne sera possible en dehors des indemnités journalières prévues avant le départ ; celles-ci varient en fonction du pays de destination. Merci de le vérifier auprès d’Eddy.

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